La pandemia mette ancor più in evidenza le carenze di un sistema produttivo e aziendale che non sempre si dimostra pronto ad affrontare il processo di digitalizzazione. Vero è che dare una svolta in chiave digitale alla propria azienda per migliorane l'efficienza è uno sforzo che richiede investimenti di tempo e risorse non alla portata di tutti. In quest'ottica strumenti come Fluida sono da prendere in seria considerazione.

Fluida è una piattaforma HR mobile, è sviluppata da una startup italiana nata nel 2018 e acquisita da Zucchetti nel 2019, e si rivolge alle piccole e medie imprese, ovvero ai soggetti che fanno più fatica ad effettuare investimenti in innovazione, soprattutto in una fase in cui la crisi sanitaria sta producendo anche una crisi economica in tanti comparti.

Semplicità, modularità ed economicità sono i pilastri su cui si poggia il progetto. Fluida propone una soluzione a costi contenuti e facile da utilizzare per accelerare la gestione della burocrazia aziendale usando le tecnologie più moderne, cloud e smartphone compresi.

• PAROLA D'ORDINE SEMPLICITÀ
• COSA FA
• VANTAGGI PER DATORI DI LAVORO E DIPENDENTI
• IN PRATICA
• È ADATTO ALLA MIA AZIENDA?
• QUANTO COSTA

Semplifica è la prima parola che accoglie l'utente appena si avvia l'app di Fluida. Semplifica il rapporto tra lavoratore e azienda. Dopo averla utilizzata e messa a confronto con piattaforme analoghe, si può dire che è una promessa mantenuta. L'idea di base è consentire lo svolgimento delle principali attività relative alla gestione del personale (rilevamento delle presenze compresa) tramite una piattaforma cloud che non costringe né l'azienda, né i dipendenti ad affrontare un complicato percorso di apprendimento.

Tutto è chiaro sin dai primi minuti di utilizzo ed è un aspetto non trascurabile. L'adozione di un sistema digitale per la gestione del personale presuppone un training che riguarda prima i vertici aziendali e poi i singoli dipendenti che devono imparare ad usare la nuova piattaforma. Con Fluida questo percorso si può avviare proficuamente in poco tempo, fermo restando che l'ampia documentazione nel sito ufficiale e il servizio di supporto offrono la possibilità di dissolvere qualsiasi dubbio in ogni momento.

Fluida consente di gestire le più comuni attività dell'amministrazione aziendale sia tramite interfaccia web sia da smartphone. Da sottolineare che l'offerta può essere modellata in base alle effettive esigenze del cliente: non è necessario acquistare tutto e subito, ma si può scegliere quali sono le funzioni da attivare e poi, eventualmente, espandere il pacchetto aggiungendone di nuove.

Si individuano sei macro categorie che prossimamente diventeranno sette con l'aggiunta di una più avanzata gestione dei turni - arriverà infatti un vero e proprio planner che renderà più flessibile le gestione dei cambi turno:

• GESTIONE PRESENZE
• RILEVAZIONE PRESENZE
• NOTA SPESE
• DOCUMENTI E COMUNICAZIONI AZIENDALI
• RENDICONTAZIONE ATTIVITA' (IN ARRIVO AD APRILE)
• GESTIONE TURNI (IN ARRIVO ENTRO FINE ANNO)

GESTIONE PRESENZE

Racchiude tutto ciò che riguarda ferie, permessi, segnalazione di impedimenti (es. malattia), straordinari e lavoro da remoto. La piattaforma è ricca di funzionalità ma mai dispersiva, alcune delle più rilevanti possono essere così schematizzate:

• Fluida integra un calendario (in formato giornaliero e settimanale) che evidenzia tutti gli eventi significativi: ad esempio la presenza in azienda di un dipendente, una sessione di lavoro da remoto, una giornata di ferie, un ritardo o la mancata timbratura del cartellino;

• Datore di lavoro e dipendente interagiscono utilizzando un sistema basato su notifiche push inviate sullo smartphone oppure via e-mail. Alcuni esempi:
  • Il datore di lavoro o il responsabile designato riceve una notifica quando un dipendente fa richiesta di permesso/ferie e può approvarla o rifiutarla con un semplice click;
  • il dipendente può segnalare tramite app le assenze per malattia, inserire il numero di protocollo e la data prevista di rientro;
  • l'app consente di tracciare le ore di straordinario (anche in automatico se si utilizza la funzione di timbratura), il datore di lavoro o il responsabile preposto possono approvare o rifiutare lo straordinario tramite app o e-mail
• Le sessioni di lavoro da remoto possono essere pianificate in anticipo: il dipendente riceve una notifica e può decidere se accettare il cambio di sede

RILEVAZIONE PRESENZE (TIMBRATURA SMART)

È una funzione su cui Fluida ha investito molto, proponendo una soluzione software abbinata ad appositi hardware. Una delle costanti del progetto, la versatilità, però non cambia: le aziende hanno massima libertà nella scelta dei dispositivi da utilizzare per consentire ai dipendenti di effettuare la timbratura del cartellino, sia in sede, sia da remoto.

Indipendentemente dallo strumento scelto, tutti i dati confluiscono nel cloud di Fluida e sono pronti per le successive attività di elaborazione, consultazione ed esportazione.

TIMBRATURA IN SEDE:

• Timbratura tramite smartphone con app Fluida.io e Bluetooth nella sede in cui è installato un Fluida Beacon (costa 29 euro+iva) o una Fluida Station (199 euro+iva). Il primo è un piccolo dispositivo che emette un segnale Bluetooth: per renderlo operativo è sufficiente posizionarlo ed associarlo alla sede. Per effettuare la timbratura basterà far entrare lo smartphone nel raggio d'azione del beacon - a seconda del dispositivo collegato può variare da 10 a 100mt, ma si possono installare più Beacon per avere una copertura maggiore. In alternativa si può ricorrere alla Fluida Station che, oltre alla connettività Bluetooth, integra lettore NFC, WiFi, GPS integrato e possibilità di inserire una SIM 3G/4G
• le aziende che preferiscono utilizzare i più tradizionali badge NFC per le operazioni di timbratura possono farlo tramite Fluida Station;
• tramite geolocalizzazione: il sistema rileva la posizione dello smartphone dell'utente su cui è installata l'app di Fluida permettendo di effettuare la timbratura.

È utile sottolineare - perché di fatto si traduce in un risparmio di spesa per l'azienda - che optando per la timbratura tramite smartphone, la funzione della Fluida Station può essere svolta anche da un qualsiasi dispositivo Android con Bluetooth 4.0+ su cui è installata l'app Kiosk. Quindi anche un vecchio tablet e smartphone Android è utile allo scopo. I dati acquisiti dall'app vengono caricati sulla piattaforma cloud di Fluida tramite WiFi o connettività dati.

TIMBRATURA DA REMOTO:

Sempre più aziende ricorrono al lavoro da remoto e il trend potrebbe proseguire anche al termine dell'emergenza sanitaria. Per questo è importante che una piattaforma come Fluida preveda anche la possibilità di timbrare il cartellino quando il dipendente sta lavorando da casa o mentre è in trasferta. In questo caso si utilizza lo smartphone e l'app Fluida.io.

Molto utile è la possibilità di consentire la timbratura solo quando il dipendente si trova in un'area prestabilita. Si pensi ad aziende che hanno parte dei dipendenti che lavorano sempre da remoto: in questo caso si può impostare la timbratura valida ad esempio solo dal domicilio del dipendente. Ultimo importante dato da rimarcare: tutte le operazioni di timbratura vengono svolte nel rispetto delle normative sulla privacy. Il lavoratore viene sempre informato tramite l'app se e quando ha effettuato la timbratura.

NOTA SPESE

Massima flessibilità e immediatezza anche nell'invio di una nota spese: è possibile farlo sia da smartphone tramite app, sia da web. Il lavoratore può allegare ad ogni voce di spesa una foto del giustificativo e tutte le informazioni correlate. Ad esempio, è possibile fotografare e inviare uno scontrino o una fattura che testimoniano le spese sostenute nell'ambito dell'attività lavorativa. Grazie ad appositi algoritmi OCR e di intelligenza artificiale, il software riconosce automaticamente nome del fornitore, data e importo.

DOCUMENTI E COMUNICAZIONI AZIENDALI

Una piattaforma cloud come Fluida ha il vantaggio di far confluire in un unico hub tutte le comunicazioni e i documenti che solitamente sono distribuiti tramite molteplici - e a volte anche troppo dispersivi - canali di comunicazione (dalla posta elettronica alle varie applicazioni di messaggistica istantanea). Il sistema di comunicazioni aziendali è basato su immediate notifiche push. Più nel dettaglio:

• Il datore di lavoro può inviare e conservare i documenti relativi a cedolini paga, contratti, ricevute e altri documenti aziendali Per quelli più importanti può scegliere di inviare una notifica al dipendente chiedendo una conferma di lettura. I documenti possono essere organizzati in 6 categorie (compensi, contratti, corsi e attestati, cv, documenti d'identità, documenti vari)

• È possibile inviare comunicazioni ai dipendenti, anche in maniera selettiva: all'intera azienda, solo a specifici gruppi di lavoro o ad alcune sedi. In fase di invio è possibile decidere di impostare o meno la conferma di lettura.

RENDICONTAZIONE

E' una delle funzioni più recenti, arriverà entro fine aprile ed ha lo scopo di semplificare l'attività di raccolta di informazioni sull'attività svolta dal personale. I dati possono essere impiegati per la rendicontazione di bandi, redditività e per gestire le valutazioni basate sul lavoro svolto. Sarà possibile gestire diverse tipologie di attività, tracciare una sessione di lavoro (es. un intervento di manutenzione effettuato presso il cliente), visualizzare i dati inseriti dal personale come immagini, documenti e - se il lavoratore la attiva volontariamente - anche i dati sulla posizione.

GESTIONE TURNI

La piattaforma consente già di impostare orari e turni settimanali e di gestire i cambi di turno - il meccanismo è sempre basato sulla richiesta inviata dal dipendente tramite app o web e dall'approvazione che può essere concessa altrettanto rapidamente tramite gli stessi canali. Entro fine anno queste funzioni verrano potenziate con l'integrazione di un vero e proprio planner che semplificherà ulteriormente la gestione e la variazione dei turni.

In Fluida l'azienda trova un valido alleato per ridurre sensibilmente la quantità di documenti cartacei, evitare errori nel rilevamento dei dati, ridurre l'assenteismo e aumentare la produttività. I dati archiviati in cloud possono essere filtrati (per sede, reparti e tipologia) ed esportati per rendiconti o per comunicazioni al consulente del lavoro - a tal proposito si ricorda che il datore di lavoro può anche decidere di elaborare le buste paghe direttamente in azienda usando la piattaforma Fluida Paghe; in alternativa i dati acquisiti sono pronti per essere processati con software di terze parti.

Anche i dipendenti traggono diversi vantaggi dall'uso della piattaforma: possono effettuare in maniera più agevole operazioni come la richiesta di ferie e permessi, il timbro del cartellino o l'invio della nota spese in trasferta. Va a beneficio del lavoratore anche il fatto che l'account di Fluida è e resta suo anche quando il rapporto di lavoro con l'azienda si interrompe. Se il nuovo datore di lavoro dovesse utilizzare la stessa piattaforma, il lavoratore potrà continuare ad usare il proprio account, cambiando solo le impostazioni dell'azienda; il precedente datore di lavoro potrà invece esaminare i suoi dati solo sino alla data di interruzione del rapporto di lavoro.

HDNetwork è una realtà che ben si presta alla prova di una piattaforma come Fluida. Parte della redazione lavora in pianta stabile da remoto, altra parte nell'ufficio di Milano. In entrambi i casi Fluida ha lo strumento adatto alle nostre esigenze: possiamo impostare la timbratura smart da smartphone abilitandola solo da determinate aree, ma anche autorizzarla da una posizione differente (utile ad esempio quando il redattore si reca in trasferta a seguire un evento). Per l'ufficio di Milano possiamo invece ricorrere ai beacon e alla Station di Fluida.

Provando Fluida siamo rimasti positivamente colpiti dall'immediatezza, dalla semplicità di utilizzo e dalla stabilità: lo diciamo sia dalla prospettiva di chi deve occuparsi della configurazione iniziale, inserendo dati su sedi, divisioni, personale, orari e turni settimanali, etc, sia da quella del dipendente che con un paio di tap sull'app può timbrare il cartellino, chiedere permessi, ricevere comunicazioni. Uno degli aspetti che si apprezzano di più quando Fluida è a regime sta nel fatto che datore di lavoro e responsabili dei team hanno sempre l'esatta percezione di quello che sta accadendo in azienda con uno sguardo al calendario - chi c'è, chi è assente, chi è in trasferta, etc. È un aspetto molto importante soprattutto in realtà come la nostra in cui il lavoro a distanza non è un'eccezione ma la regola per una parte dello staff.

Dall'altro lato, come dipendenti, apprezziamo il fatto che tutte le comunicazioni rilevanti per singoli team o l'intera azienda convergano in un unico canale senza disperdersi in miriadi di chat, che l'accesso alla documentazione fiscale sia facilmente raggiungibile aprendo un cassetto virtuale nel cloud, e che alcuni processi (es. la richiesta di ferie) vengano accelerati e standardizzati tramite la piattaforma secondo lo schema invio richiesta -> notifica via app e mail al responsabile -> approvazione/rifiuto -> invio risposta tramite push/mail.

Datore di lavoro e dipendenti hanno poi apprezzato la possibilità di accedere alla piattaforma con la massima versatilità sia da smartphone (segnaliamo la cura e la stabilità delle app per Android e iOS) sia da web. In tutti i casi le informazioni rilevanti sono sempre sott'occhio anche in grazie a un'interfaccia chiara e ben pensata - molto comodo ad esempio avere in primo piano nell'app tutte le comunicazioni aziendali, le notifiche con le azioni di compiere (es. timbrare il cartellino) e, nella parte bassa della schermata, i contatori con i giorni di ferie o malattia utilizzati o le ore di permesso richieste.

Non sarebbe corretto affermare a priori che Fluida è adatto ad ogni azienda: le funzioni racchiuse nella piattaforma sono tali da soddisfare le più comuni attività di gestione del personale, ed il target di riferimento è quello delle piccole e medie imprese. In questo insieme rientrano però realtà imprenditoriali con esigenze molto diverse tra loro.

Per gli indecisi Fluida mette a disposizione almeno un paio di buone cose: la prima è la possibilità di provare la piattaforma per un periodo di tempo limitato (15 giorni) senza costi aggiuntivi; inoltre è possibile estendere il periodo di test per un periodo più prolungato effettuando la sottoscrizione mensile con un esborso ragionevole. Riteniamo che con un impegno contenuto anche i 15 giorni di prova possono bastare per impostare il sistema in base alle esigenze della propria azienda, istruire i dipendenti su come utilizzare la piattaforma e rendersi effettivamente conto se è la soluzione più adatta.

L'altra nota positiva è che in questo processo di adozione, valutazione e apprendimento datore di lavoro e dipendenti non hanno mai la sensazione di essere lasciati solo e in balia della piattaforma: le informazioni da consultare in qualsiasi momento non mancano, ma il bello sta nel fatto che è Fluida a proporle in maniera proattiva, fornendo utili indicazioni via mail e invitando a provare le funzioni che all'inizio possono passare inosservate. A questo si aggiunge la possibilità di chiedere ulteriori chiarimenti al servizio di supporto tramite chat.

Il suggerimento è di sfruttare al meglio sia le guide e i video tutorial dell'Help Center, sia il servizio di supporto perché la piattaforma, seppur a prima vista semplice e immediata, nasconde funzioni anche piuttosto avanzate - che non vuol dire complicate - come ad esempio la gestione dettagliata delle regole sulla presenza grazie alle quali è possibile impostare abbuoni (ovvero considerare valide timbrature con lievi differenze rispetto all'orario previsto), differibilità (possibilità di anticipare o posticipare l'inizio del turno recuperando nel corso della giornata) e straordinari (si può impostare una durata minima dopo la quale l'orario di lavoro eccedente viene segnalato come straordinario).

Semplice e flessibile è anche il listino di Fluida che a partire da aprile cambia per adottare un approccio basato sui moduli. Alla base c'è sempre un sistema che prende in considerazione il numero degli utenti e la quantità dei servizi offerti, ma l'azienda può costruire il proprio pacchetto in base alle funzioni effettivamente utilizzate ed eventualmente decidere di ampliarle in base alle proprie esigenze. Sei moduli in tutto, che diventeranno sette con l'arrivo entro fine anno delle funzioni per la gestione avanzata dei turni:

• Gestione presenze
• Timbratura smart
• Nota spese
• Comunicazioni aziendali
• Rendicontazione attività (attiva da aprile)
• Documenti
• Gestione turni (in arrivo entro fine anno)

In tutti i casi sono sempre inclusi l'esportazione dei dati, la rubrica aziendale e il supporto via chat e via mail. In attesa della pubblicazione del nuovo listino, possiamo anticipare che i prezzi partono da 1 euro (+iva) a dipendente: è la cifra del piano base con un 1 modulo incluso; ci saranno poi offerte con 3 o 6 moduli.

• LISTINO PREZZI COMPLETO

Nota: i clienti già attivi potranno decidere di non cambiare il piano attuale

Articolo realizzato in collaborazione con Fluida (info)